Unidad 3, Actividad 3, Carta e Infrome

Carta e Informe

Para redactar una carta formal se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos, pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena redacción. Son tipos de cartas o notas que tienen muchos destinos y  pueden ser empleadas de diferentes maneras.

Veamos ahora los puntos fundamentales a tener en cuenta en la confección de dicha carta.

Para la redacción correcta y clara de la carta formal se deberá atender los siguientes puntos:

a) La información del destinatario y del escribiente deberán figurar claras y ser bien legibles, deben contener los logos correspondientes y siempre colocados en el lugar correcto para tales fines.

b) Es aconsejable ordenar previamente todas las ideas antes de su inicio y seguir una guía que resulte ordenada y bien precisa. Se usarán preferiblemente frases cortas y se prestará mucha atención a la corrección ortográfica evitando cometer faltas severas y excesos de redacción.

c) Es muy importante también que se entienda el motivo de la carta y que quede claro el mensaje a transferir de modo que la idea quede correctamente plasmada en la carta formal.

Ejemplos de carta formal:

Guadalajara, 7 de Octubre de 2010

Asunto: Pedido de concurrencia a Inauguración

Sr. Director Esteban Batista Alto
Director Principal de la empresa Ejemplode.com S.A.

Los trabajadores de la empresa Saudico S.A  queremos invitarlo a Ud. y su señora a que concurra a la próxima inauguración de nuestra nueva planta de envasado. De esta forma queremos compartir con Ud. tan importante evento y agradecer todas las atenciones prestadas por su compañía.

Como verá usted pronto, tan grato acontecimiento ya no es un sueño,  es una  legítima realidad y nos agradaría mucho que se hiciera presente con la compañía de su agrado.

Posterior a la recorrida de toda la planta, se realizarán importantes eventos y shows por lo que habrán muchas sorpresas que nos gustaría compartir con todos ustedes. El espectáculo culminará con un sorteo de una original obra de arte donada por un artista de la zona y valorada en una cifra cercana a los 100.000 euros. Esperamos  su grata concurrencia.
Saludos cordiales.

José Pedro Cebollita
Representante de los trabajadores de ejemplode.com

Informe

Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto del documento lleva capítulos,  apartados,  conceptos específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté efectuando. En muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un formato especial.

Ejemplo de un informe:

INFORME DE VENTAS

Auto partes  Martines S. A

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Junio y Julio”  en los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que atañe a refacciones de frenos y transmisión.

Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan, de las cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad.

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.

De la misma marca y modelo de tener  8000 kits de afinación completa en existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un total de 6000 más, de los que solo falta entregar.

Recibimos 15 devoluciones por fallos en las piezas, las cuales se espera que sean enviados  9 en cuanto se apruebe el trámite y se reembolso el dinero correspondiente en los 6 restantes.

Para  las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

México D.F. a 12 de enero de 2012.

(Firma)
Ing. Manuel Rincón Gamboa

Unidad 3, Actividad #2, Características de oficio, memorándum y circular.

Definición y características de oficio, memorándum, carta, informe y circular.

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,  Memorándums,  Memorandos o Memorándumes).

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.

Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.

Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.

Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Unidad 3, Actividad #1, Reglas ortograficas.

Reglas de la letra H 

1. Se escribe h al inicio de palabras que comienzan con diptongo, si la primera vocal es i ó u.

 Ejemplos: hielo, hueco 

2. Se escribe h al inicio de palabras que empiezan con los sonidos idr, iper, ipo. 

Ejemplos: hidroeléctrica, hiperactivo, hipódromo

 3. Cuando entre dos sílabas de una palabra, la primera termina con consonante y la segunda empieza en vocal, se escribe con h.

 Ejemplos: anhelo, exhibición, exhortar, inherente, inhalación Excepciones: Cuando la primera sílaba es un prefijo y la palabra a la que se le añade no lleva h. Ejemplo: inadecuado

 4. Se escriben con h intermedia las palabras que presentan tres vocales contiguas, de las cuales la segunda y la tercera forman un diptongo con u inicial.

 Ejemplos: ahuecar, rehuir 

5. Se escriben con h las palabras que en el español antiguo tuvieron f. 

Ejemplos: fermoso hermoso, facer hacer 

6. Se escribe con h todas la palabras que comienzan con las letras (um) seguidas de una vocal.

 Ejemplos: humanidad, húmero, humillante 

7. Los siguientes prefijos griegos se escriben con h. hecto-, hemi-, hepta-, hetero-, hexa-, higro.

Ejemplos: hectolitro, heterogéneo 

Uso de los acentos

 Las palabras AGUDAS llevan tilde o acento cuando terminan en VOCAL, N o S: aquí. Si termina en S precedida de otra consonante no lleva: robots, tictacs.

Las palabras GRAVES llevan tilde cuando NO terminan en VOCAL, N ni S: ángel, árbol. Si acaba en S precedida de consonante sí lleva: bíceps, cómics. 

Las ESDRÚJULAS se acentúan siempre. Ejemplos: plátano, ángeles, lámpara, teléfono, Málaga, décimo, águila, cántaro, sábana. 

Hay diptongo cuando se juntan dos vocales cerradas I, U, entre sí o con otras abiertas A, O, E. Si lleva tilde será en la abierta: acarició, después.

Llevarán acento las vocales I, U, cuando están en hiato, sin formar diptongo, como caloría, avemaría, baúl, Andalucía, brío, María, día, caímos.

Las palabras SOBRESDRÚJULAS se acentúan siempre. Ejemplos: gánatela, llévatelo, dígamelo, cómetelo, llévesemela. 

Las palabras que tienen una sílaba (monosílabas) no llevan tilde. Ejemplos: pie, sol, gran, gris, fue, dio, bien, mal. 

En las oraciones interrogativas y exclamativas llevan tilde: qué, cuál, adónde, cómo, cuán, cuándo, cuánto, dónde y quién. Ejemplo: ¿Qué quieres? 

Unidad 2; Actividad #10; Percepción y comunicación con los demás.

La percepción social es el estudio de las influencias sociales sobre la percepción. Hay que tener en cuenta que las mismas cualidades pueden producir impresiones diferentes, ya que interactúan entre sí de forma dinámica. Cuando los sujetos se comprometen de alguna manera con el juicio basado en la primera información antes de que reciban la información adicional.

El perceptor recibió una considerable atención en los primeros estudios sobre percepción de personas.

• Interés inicial: Se dirigía hacia la identificación del tipo de jueces con un mayor desarrollo de ésta capacidad perceptiva: Partían del supuesto de que hay jueces que son consistentemente buenos y otros que lo son menos (no se ha confirmado: los buenos jueces lo son para todas las personas estímulo y para todo tipo de cualidades).

• La corriente "New Look", otorgó al perceptor, sus motivos, expectativas, necesidades y personalidad, un papel primordial en le proceso perceptivo.

• Más recientemente, el énfasis se ha hecho sobre las metas y objetivos del perceptor: Los objetivos que persiguen los perceptores, modelan los procesos cognitivos asociados a la percepción de personas.

Las metas de quien percibe influyen en cómo se procesa la información recibida, y en el tipo de información que es buscada.Factores asociados al perceptor.

Jones y Thibaut: dividieron en 3 categorías los tipos de metas que una persona suele ir buscando cuando percibe a otra:

1. Probar o confirmar sus propios valores.
2. Comprender a la otra persona y las causas de su conducta.
3. Determinar si la conducta de la otra persona se ajusta o viola, alguna regla o norma.

Fiske: Las motivaciones se combinan con las circunstancias para crear metas específicas que favorecen:

• El procesamiento minucioso de cada elemento informativo: si la motivación consiste en formarse una impresión segura del estímulo.
• La categorización casi automática de la persona estímulo: si la motivación consiste en mantener una categorización negativa del estímulo (porque amenace su autoestima).

Hilton y Darley: Distinguen entre:

1. Situaciones de diagnóstico: la meta fundamental del perceptor consiste en formarse una impresión global lo mas exacta posible de la persona percibida (hacer una selección de personal).
   Se hacen impresiones integradas e individualizadas y nuestros juicios serán más exactos considerando a la persona en general.
2. Situaciones de acción: La persona persigue objetivos específicos que están solamente indirectamente relacionados con la formación de impresiones (pedir el menú en un restaurante).
   En éste caso se forman impresiones simples y se realizan juicios exactos de cómo esa persona actuará en esa situación, pero no de cómo lo hará cuando cambien los roles.

Respecto a las expectativas de los perceptores al percibir a una persona, podemos distinguir entre:

• a) Expectativas basadas en la categoría: estereotipos.
• b) Expectativas basadas en el estímulo: Reflejan el conocimiento previo que el perceptor tiene de la persona percibida.

Unidad 2, Actividad #9, Entrevistador y entrevistado.

En un gran número de ocasiones, acudimos a una entrevista como si fuéramos a un examen y respondemos a todas las preguntas pensando en si hemos acertado con las respuestas que hemos dado o no. Estamos tensos y, así, no hay espacio para la venta. La relación entrevistador-entrevistado se sitúa en un plano desigual.

Nos situamos en un plano inferior al entrevistador. Es debido a creemos que él tiene el poder… y sí, tiene el poder de escoger entre los candidatos. Pero nosotros tenemos la experiencia, competencias y los conocimientos que se requieren en la oferta… y no lo hemos de olvidar.

Acudir a la entrevista con una tensión no positiva y en situación de inferioridad, afecta a la consecución del puesto del trabajo. Y puede que sean grandes trabajadores para ese puesto pero la inseguridad les ha jugado una mala pasada.

Vamos, pues, a revisar cuál ha de ser la relación entrevistador-entrevistado.

La relación entrevistador-entrevistado, no puede ser, evidentemente, de igual a igual. Es lógico. Cuando nos invitan a la casa de alguien que no conocemos casi, nos comportamos diferente, no como somos. Tenemos que respetar las reglas del propietario y actuamos como invitados. En una entrevista pasa igual. Estamos en su despacho y ellos están evaluando quién es el candidato idóneo.

Y ya está. Nada más. Hay que respetar sus normas, pero tenemos mucho que ofrecer y no hay que olvidarlo.

Siempre pongo un ejemplo que, aunque con diferencias, se asemeja mucho a la situación. Imaginemos que no somos candidatos, sino un posible proveedor. Nos han llamado para que les hagamos una oferta y les ofrezcamos unos servicios detallados. Como nosotros, habrá 3 ó 4 proveedores más que están evaluando. ¿Qué hacemos como proveedores? Nos vendemos. Les ofrecemos los servicios que requieren, poniendo énfasis en la calidad, o en el precio o en un servicio diferenciado. Nos interesa y por eso los tratamos con respeto y consideración y les intentamos ofrecer lo mejor de nosotros. Pero estamos seguros de lo que vendemos. Cuando nos piden el precio, les damos uno porque lo tenemos y sabemos que está dentro del mercado, ya que antes hemos evaluado cuál sería nuestra política de precios en función de una serie de factores (precio del mercado, competencia, necesidades, inversión realizada en el producto, valoración subjetiva sobre el precio por parte del comprador…).

Unidad 2, Actividad #8, Síntesis de Efectos interpersonales de la falta de respeto.

El respeto es una de las bases de la moral y la ética, consiste en valorar a los demás, considerar y reconocer la dignidad de cada persona como tal, es el reconocimiento de los derechos que son innatos a toda la humanidad.

Es por lo tanto, la esencia de las relaciones humanas y de la vida en comunidad.

El respeto es, por lo tanto, un derecho y también una obligación. Es un derecho en tanto en cuanto todos podemos y debemos exigir un trato de los demás acorde con nuestra dignidad como personas. Y también es una obligación, ya que nosotros también debemos actuar de la misma manera con los demás.

Hay algunas actitudes, en ocasiones muy enraizadas en el ser humano que hacen que éste no trate con el debido respeto a sus semejantes.

Podemos destacar algunas de las más importantes como son:

• El egocentrismo y la soberbia: Cuando alguien considera que todo ha de girar en torno a sí mismo es inevitable que tienda a despreciar a los demás y por lo tanto, que no los trate con el respeto que merecen.
• La intolerancia: Nadie puede esperar que todo el mundo piense y actúe como uno mismo. Muchas personas no aceptan al que es diferente por el simple hecho de serlo y en ocasiones, lo tratan de una manera despectiva.
• La ausencia de valores: La falta de valores hace que las personas basen todas sus actuaciones en conseguir unos objetivos materiales y en satisfacer sus propios deseos o caprichos sin respetar a los demás.
• La mala educación: Que hace que muchas personas no sepan guardar unas normas básicas de convivencia.

Unidad 2, Actividad #7, Flujos de comunicación.

Flujos de la comunicación organizacional

Para mejorar el diálogo interno, es necesario observar los flujos de comunicación entre sectores de la empresa y el contenido de esa información. Gracias a los flujos, se puede conocer por dónde pasan los datos de la empresa y hacia dónde van. Las empresas generan diariamente un gran volumen de información que desempeña un papel importante en las organizaciones cuando son conocidas por todos. Por otro lado, esto también genera muchos desafíos para una comunicación más fluida.

Tipos de flujo de la comunicación organizacional

• Flujo de comunicación ascendente: es cuando la información parte de los trabajadores hacia el líder. Este flujo corresponde al proceso de retroalimentación, es decir, la opinión sobre el modelo de gestión, las acciones administrativas y los planes organizativos. En organizaciones más tradicionales, esta comunicación es más difícil de suceder debido a su estructura bastante jerarquizada. Las principales funciones de ese flujo de comunicación son: proporcionar a los directivos la retroalimentación necesaria sobre los asuntos y problemas actuales de la organización; ser fuente primaria de retorno informativo para la dirección; aliviar tensiones al permitir que los empleados de nivel inferior compartan información relevante con sus superiores; estimular la participación y el compromiso de todos.

• Flujo de comunicación descendente: también llamado flujo de comunicación vertical u oficial. En este tipo de flujo, se transmiten normas, procedimientos, atribuciones, instrucciones, estrategias, objetivos y metas, prácticas organizacionales, noticias institucionales, entre otros. Su objetivo es proporcionar a los miembros información sobre con trabajos realizados, facilitar un resumen del trabajo y orientar a los funcionarios a reconocer los objetivos de la organización. Aquí también entran las acciones de comunicación interna o de recursos humanos para lograr la alineación estratégica, cultural y también para aumentar la productividad.

• Flujo de comunicación horizontal: este sucede entre personas del mismo nivel jerárquico. Ayuda en la comprensión entre pares y hace posible que el equipo una esfuerzos. Además, satisface necesidades como inclusión, control y afecto. Las principales funciones de este flujo de comunicación son: facilitar la coordinación de tareas permitiendo a los miembros establecer relaciones interpersonales efectivas; proporcionar a un empleado un medio para compartir información relevante de la empresa. Este tipo de flujo de información es común en empresas que buscan ser cada vez más colaborativas e innovadoras. Este permite que todos los colaboradores tengan voz, participen en debates y participen en la toma de decisiones. Generalmente, este tipo de organización opta por canales que proporcionan la colaboración, como redes sociales corporativas. Este flujo también ayuda a integrar y mejorar el clima entre los colaboradores y compartir conocimiento e inteligencia en la empresa.

• Flujo de comunicación transversal: el flujo atraviesa todas las instancias y flujos (ascendentes, descendentes y horizontales) de la empresa, sin la distinción de niveles jerárquicos. Generalmente se encuentra en organizaciones más modernas, descentralizadas y flexibles, con una gestión más participativa e integrada. Este tipo de flujo crea el ambiente necesario para que los empleados puedan participar en diferentes áreas y lograr un mayor nivel de interacción.

• Flujo de comunicación circular u oblicua: este flujo de comunicación está más presente en las organizaciones de menor tamaño y es extremadamente informal, circula indistintamente entre todos los niveles. La comunicación organizacional es uno de los procesos más importantes en el día a día de las empresas. Los flujos apoyan a todas las estrategias, actividades, acciones y decisiones tomadas por las empresas. De este modo, se logra la transmisión de información o mensajes para que haya entendimiento, esta información debe ser clara y directa.